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オフィス・事務所の引っ越しの際は、チェックリストなどの一覧表を使いましょう。

オフィス移転のチェックリスト・やることリストを確認しましょう。

会社のオフィス移転のイメージ

会社のオフィス移転は、やることをまとめたチェックリストを参考にして進めることが重要です。

オフィス移転するときに役立つチェックリスト、つまり、やることリストを記載したページです。

オフィスや事務所の引っ越しとなりますと、通常のご自宅の引っ越しとは異なり、様々なことに気を配って移転手続きスムーズに進めなくてはなりません。

チェックリストなしにやみくもに進めてしまい、移転後の業務に支障をきたすようなことがあってはいけませんからね。特に移転後のオフィスでネット環境や電話が使えない日が出てしまうようなことは避けたいですよね。

こちらのページのオフィス移転チェックリストをご参考にしていただき、大変な移転作業を無事に成功させていただければと存じます。

オフィス移転のチェックリスト・やることリストの一覧表(ご参考にどうぞ)

オフィス移転のチェックリスト(やることリスト)に関して、以下で引っ越し前にやること引っ越し後にやることに分けて記載したいと思います。会社によってやることもまちまちであり、これらで全てではないので、これらは基本的な項目として抑えてくださいね。

 

まずは、以下が引っ越し前やることリスト(チェックリスト)です。ひとつひとつチェックしてみてくださいね。そうすることで、移転後にスムーズに業務を進めることができます。

新オフィス(事務所)の不動産物件の契約。

オフィス立地の影響が大きい業種では、慎重に新オフィスを選定しましょう。物件の電気の使用可能アンペアなど、細かい部分んも不動産業者に相談しながらチェックしてください。

保証金や礼金の支払いも大家さんの指定期限内に行いましょう。

 

引っ越し業者の選定及び申し込み。

オフィス移転の見積もりを複数社から出してもらえるサイトもあります。複合機に関しては別料金となっているようなケースもございますのでご注意ください。

郵便局やヤマト運輸等民間の宅配業者に転送手続きの申し込み。

ここで万一、誤った住所を伝えてしまうと後々大変なことになりますので、正しい郵便番号とご住所を伝えましょう。

新オフィスで利用する什器備品の購入。

新オフィスに届くようにするのも一つの方法です。引っ越し代の節約になります。

新しい事務所のドアやエレベーターに入るものにしないと搬入できないおそれがあります。

旧オフィス(旧事務所)の賃貸借契約解約の申し入れ。

賃貸借契約をよく確認し、解約の何か月前までに申し込まなくてはならないのかを確認しましょう。駐車場を借りている場合は、駐車場の解約の申し入れもお忘れずに。

旧オフィスのガス、水道、電気、の使用停止の手続き。

 

ホームページ等でオフィス・事務所移転を連絡。

事前にホームページでも連絡すると過って前住所へ郵送物が送られるケースも減少するでしょう。

リース資産がある場合はリース会社への連絡。

そのほか、住所情報を登録している業者への住所変更依頼も可能なら引っ越し前に行いましょう。

取引先へのオフィス移転の挨拶状の作成手続き。

※印刷会社へは早めに連絡を入れましょう。期間が短いと特急料金が発生したり間に合わないことがあります。

旧オフィスの電話やインターネットサービス(プロバイダ等)の停止手続き及び新オフィスでの使用開始申し込み手続き。

役員や従業員の名刺の作成及び封筒作成。

新住所でもすぐに名刺を使えるように早めに作成を開始しましょう。会社の封筒の住所も変更となるので、封筒も移転前に作成してしまいましょう。

資格や免許を有している場合、各種協会へ事前手続きが必要な場合は、その手続き。

手続きが遅れ、業務ができなくなるようなことは絶対に避けましょう。

続きまして、オフィスの引っ越し後やることリスト(チェックリスト)です。ただし、引っ越し前から新オフィスの工事などを行う場合には、事前に早めに新オフィスをお借りになると思いますので、移転前にできる手続き等もありますね。

新オフィス(事務所)物件における挨拶回り。

お隣の会社様などには可能であれば挨拶をした方が良いでしょう。

車庫証明が必要な場合は警察署で手続き。

取引している銀行へオフィス移転の連絡

 

労基署、ハローワークに対して労働保険の所在地等変更届、事業主事業所各種変更届などの届出書の提出。

社会保険労務士に代行してもらってもよいでしょう。

取引先へのお引越しの挨拶回り。

重要取引先へは、移転後のオフィス住所の名刺をお配りになる会社も多いものです。

新オフィスでの什器や備品の設置。

移転前に行われる方が多いとは思います。

税務署や都税事務所、県税事務所、市役所、区役所等への異動届出書の提出。

税理士に代行してもらってもよいでしょう。

新オフィスの最寄り駅が変更した場合は、役員や従業員への通勤手当の再計算及び給与計算ソフトへの反映。

 

ガス、水道、電気の使用開始の手続き。

引っ越し前に行っても良いでしょう。

資格や免許を有している場合、各種手続きが必要な場合は、その手続き。

移転後に手続きをすることになっている免許・資格も多いものです。

法務局における本店移転の登記もしくは支店移転の登記。

登記の専門家は司法書士ですので代行をしてもらっても良いでしょう。

電子メールの署名設定における住所の変更、登録しているサイト等への住所の変更など、住所移転に伴う諸手続き。

ここではオフィス移転前移転後にしなくてはならない手続き等をチェックリストとして列挙させていただきました。これだけ見てもやることは盛りだくさんであり、かなり忙しくなるのではないかと思われますよね。

また、チェックリストの手続きの一部が漏れてしまいますと、それが業務に多大な悪影響を及ぼし、会社の収益を減らしてしまうことだって考えられます。十分に注意を払い、漏れることのないように移転手続き及び作業を進めていっていただければと存じます。

旧オフィスの解約の申し入れの時期にはご注意ください。

オフィス移転のために旧オフィスの解約の申し込みをするイメージ。

チェックリストの中でも、特に旧オフィスへの解約申し込みの時期は重要です。

オフィスの引っ越しを決めたら、移転日のかなり前の段階で、旧オフィスの賃貸借契約書には必ず目を通しておいてください

そして、解約日の何か月以上前から解約の申し込み(申し入れ)をしなくてはならないのかをご確認ください。

解約の申し込みが遅れてしまうと、何か月間か余計にその物件を借り続けなくてはならない事態となってしまい、余計な経費がかかってしまうのです。家賃は大きな支出ですから、このポイントはしっかりと抑えてくださいね。借りていない期間に対応する家賃を支払うのはきついですからね。

新オフィスは、移転日よりも前から借りるのもおすすめです。

事務所移転を支援する不動産屋のイメージ。

新オフィスに事前に備品などを移したり、電話やインターネットの工事をしなくてはなりませんよね。

オフィスの移転においては、実際の移転日よりも少々早めに借りるのがおすすめです。万一にも移転に支障が起きてしまいますと、事業が行えないという事態になることだって考えられなくもないのです。このようなリスクは回避したいものですね。

ビジネスホンの配線や、インターンメットの光回線の配線など、事業を行う上では必ず必要なものがあります。これをオフィスの移転日当日に行うこととしていて、万一業者さんが事故で来れなくなるなどしてしまったら大事になります。移転後すぐには仕事ができない環境となってしまう危険性があります。

これは会社さんにとっては非常に大きな損失となってしまいます。

そのため、移転後のオフィスの契約開始日は少し早めに設定して、移転日よりも前の段階で新オフィスの主要設備を整えると安心かと存じます。

なお、少し早めに借りておくと、まだ旧オフィスに会社がある時期において、移転後の新オフィスで使いたい棚や備品を業者さんから新オフィスに送ってもらうことができます。すると、旧オフィスから新オフィスにそれらの棚や備品を運ぶための引っ越し屋さんの料金はかからないことになりますね。

オフィス探しはじっくりと。チェックリストを見ながら移転作業はテキパキと。

オフィスの引っ越しのチェックリストの説明をする不動産業者のイメージ。

オフィス・事務所は毎日仕事をする場所であり、お客さんが来る場所で、焦らず、慎重に決定しましょう。

東京都内の駅名、例えば恵比寿などでオフィス物件(事務所物件)をネット上で探してみるとおわかりになるかと思いますが、そのタイミングによっては、ご希望の㎡数、ご希望の立地の物件の数が少ないことがあります。

こういったときに、特に緊急でないのであれば、焦りは禁物です。じっくりと新オフィスの物件を探した方が良いこともありますね(既に御社の人員が増えすぎて旧事務所に入りきらないような場合は別ですが)。

ポイントとしては、賃貸不動産の仲介業者に希望の物件の特徴をヒアリングしてもらい、御社の要件に合う物件が出てきたら声をかけてもらえる体制としておくことが重要だと思います。

オフィス用物件の数が多くない地位であればあるほど、また、人気の地域であればあるほど、早めに移転のための不動産探しを開始して、慎重に決めたいところですね。

そして、いざ新しいオフィスへの賃借の申し込みを行い、審査も通りましたら、移転作業はテキパキと行いましょう。何度もこちらのページで書いておりますが、法人様や個人事業主様のお引越しは、一般の自宅の引っ越しよりもやることが多いと言えます。スピード感を持って作業をしないと、たとえば取引先に送る引っ越しの挨拶状が間に合わないとか、思わぬ失敗をしてしまうことがあるのです。上記のオフィス移転のチェックリスト・やることリストをご参考に、早い段階でオリジナルのやることリストを作成しましょう

オフィス移転チェックリストの中の官公署への手続きも重要です。

税務署へ事業所移転の異動届を出すイメージ。

官公署への届出等は細かい作業で大変ですが、期限内にきちんと行いましょう。

オフィス・事務所の移転に伴う官公署への手続きは、大きくは税務関連(税務署や都税事務所等)社会保険関係(年金事務所)労働保険関係(労働基準監督署・ハローワーク)登記関係(法務局)に分かれます。

普段慣れていないと、これらの書類を作成するにはかなり時間が必要となるかもしれません。しかし、きちんと法的な手続きは行って、新しいオフィスでは安心して事業に取り組みたいものですよね。

書き方がわからないことも多いと思いますので、専門家に依頼して、書類の作成代行や提出代行をしてもらうのもよいのではないでしょうか。

法務局における本店移転の登記(支店の登記でも)をいつまで経っても変更せずに、前の住所のままにしていたりすると、罰金(過怠税)が課されるおそれもありますのでご注意くださいね。

オリジナルのオフィス移転チェックリストでは、自社がどこの官公署に何と言う届出書等を提出しなくてはならないのかを詳細に記載して、順次提出するようにしていきましょう。

旧住所の大家さんとしても、移転した会社の登記がいつもまで残っていない方がありがたいでしょう。

事務所の引っ越しについて従業員が協議するイメージ。

従業員間のオフィス移転手続きの役割をはっきりさせることが重要ですね。

分担はきちんと決めて効率的にオフィス移転をしましょう。

オフィス・事務所の移転作業、手続きは、上記のチェックリストのとおりで、やることが沢山あります。

もれなく、かつ、円滑に進めるためには、会社の役員や従業員の各々が行う手続きや作業を明確化し、分担することが大切です。新オフィスの不動産物件が決定したら、オリジナルのチェックリストを作成するところかたスタートするとよいのではないでしょうか。

旧オフィスと新オフィスの賃貸の契約書のイメージ。

契約書類は重要です。後々のトラブル防止のためにも保管しておきましょう。

旧オフィスの賃貸借契約は念のために少し長めに取っておきましょう。

オフィスの移転後に旧オフィスの賃貸借契約書を廃棄してしまわず、しばらくは保管しておくようにしましょう。

会計資料として利用することもあるかもしれませんし、原状回復の途中で費用に関して旧オーナーと協議が必要となる可能性もゼロではありませんので。

オフィス移転時の資金繰り面でのチェックポイント

こちらのページでは、オフィス移転に伴って必要となることチェックリストやることリスト)を記載させていただきました。円滑な引っ越し作業を行っていただければと存じます。

ただ、それら作業や手続きとは別に、オフィス移転に伴っての資金計画もきちんと検討していただきたいところです。下記のような項目は少なくともご確認くださいませ。

・オフィス移転に伴って支出する什器備品購入費は十分にあるかどうか。

・新事務所の礼金、保証金の支払後の運転資金は十分か。

旧オフィス(事務所)の保証金(敷金)返金額を過大に捉えて資金計画を練っていないか。思ったよりも原状回復費用がかさみ、保証金返金額が少ないことはよくあります。

・オフィス移転のために金融機関から融資を受けた場合は、その返済計画も改めて確認しましょう。

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。こちらのページで書きました、オフィス移転チェックリスト(やることリスト)が少しでも御社のお役に立つことができていれば嬉しく思います。

皆様のオフィス、事務所の移転が無事に完了することを願っております。

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